Wiele osób poszukujących pracy ma ogromne problemy z napisaniem listu motywacyjnego. Pisanie listu jest jednak umiejętnością, która można opanować do perfekcji. Czas i wysiłek się opłaci, bo dobrze napisany list motywacyjny na pewno zwiększy szanse zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

Pisząc list motywacyjny trzeba pamiętać, że stanowi on całość z naszym CV. Nie powinien on zatem powtarzać informacji w nim zawartych, a tym bardziej nie jest to jego opisowa wersja. List motywacyjny stwarza możliwość przekazania przyszłemu pracodawcy dodatkowych informacji, których nie sposób zawrzeć w CV. A zatem warto napisać w nim dlaczego ubiegamy się o dane stanowisko − nie powinny to być jednak informacje typu "zawsze interesowała mnie praca w charakterze...". Nie zawiera ona bowiem żadnego ładunku wiadomości, przecież gdyby oferta nie była interesująca, nie aplikowalibyśmy na nie. Warto natomiast napisać dlaczego(!) zawsze interesowała nas praca na takim stanowisku. Co, z naszego punktu widzenia, jest w niej najciekawsze, jakie nasze cechy okażą się najbardziej przydatne, dlaczego decydujemy się aplikować do danej firmy.

Wbrew pozorom nie każda oferta pracy, nawet na podobne stanowisko, jest taka sama. I warto uwypuklić tę różnicę, która okazuje się ciekawa z naszego punktu widzenia. Może to być profil samej firmy − jedni cenią sobie pracę w niewielkiej organizacji, drudzy planują karierę w środowisku międzynarodowym. Także motywacja do pracy na określonym stanowisku może być różna, każdy ma inne priorytety i co innego powoduje, że decyduje się na karierę w danej branży i na danym stanowisku. Są to te cechy, które nas charakteryzują i warto pokrótce przedstawić je przyszłemu pracodawcy.

Mówiąc w skrócie − CV pozwala zweryfikować przygotowanie zawodowe kandydata i jego zgodność z profilem pracownika na danym stanowisku. Weryfikację taką przechodzi jednak wielu kandydatów i na tym etapie niczym się oni nie różnią. To dopiero list motywacyjny buduje nasz obraz, zastanówmy się zatem, co ważnego chcielibyśmy przekazać przyszłemu pracodawcy.

List motywacyjny może odpowiadać na następujące pytania:

• dlaczego wybraliśmy daną drogę zawodową,
• dlaczego właśnie to ogłoszenie zwróciło naszą uwagę,
• dlaczego z daną firmą chcielibyśmy związać nasza zawodową przyszłość,
• na jakie elementy naszego przygotowania zawodowego i osobowości chcielibyśmy zwrócić pracodawcy szczególną uwagę.

Bardzo ważna jest strona językowa przekazu, należy bardzo dokładnie sprawdzić czy do tekstu nie wkradły się błędy ortograficzne lub stylistyczne. Trzeba pamiętać, że błędy to nie tylko napisanie "który" przez "u", ale to także błędy interpunkcyjne, źle skonstruowane zdania, brak polskich czcionek, złe końcówki, nieprawidłowa odmiana itd. Błędem jest także użycie za małej lub zbyt dużej czcionki, brak odpowiednich marginesów, akapitów itp.

List motywacyjny, podobnie jak CV, musi być napisany czytelną czcionką i mieć przejrzystą strukturę. Jeżeli wysyłamy dokumenty w formie "papierowej", zarówno papier, jak i jakość wydruku nie mogą budzić zastrzeżeń. W takiej formie list należy własnoręcznie podpisać.

Nie zapomnijmy także o zawarciu w nagłówku swoich danych osobowych, a w pierwszym zdaniu dokładnego określenia, jakiej oferty list dotyczy. List nie musi był długi, standardowo to 1−2 strony, przy czym trzeba pamiętać, że im dłuższy, tym więcej informacji musi zawierać i być bardziej wartościowy merytorycznie.

Jeśli zastanawiasz się, czy Twój list motywacyjny został dobrze napisany, upewnij się, że odpowiadasz „tak” na poniższe pytania:

Wstęp

• Czy w pierwszym akapicie napisałeś o swoich celach zawodowych, mocnych stronach i dlaczego aplikujesz na oferowane stanowisko?
• Czy format listu jest prawidłowy?
• Czy adresatem listu jest konkurenta osoba, jeśli dane te są dostępne?

Tekst

• Czy w treści wymieniłeś korzyści dla pracodawcy, jeśli zdecyduje on Cię zatrudnić?
•  Czy unikasz rozpoczynania zdań od „ja”, „my” podkreślających własne, a nie pracodawcy wymagania?
•  Czy w celu podkreślenia swojego doświadczenia używasz języka specyficznego dla branży?
•  Czy podajesz przykłady swoich dokonań, aby pracodawca był ich świadomy?
• Czy zawartość jest interesująca z punktu widzenia osoby zatrudniającej?
• Czy zawarłeś wszystkie informacje, aby zachęcić potencjalnego pracodawcę do przeczytania Twojego CV?
• Czy wszystkie wymagane przez pracodawcę informacje (data, numer referencyjny, stanowisko, itp.) znajdują się w liście?
• Czy treść jest niepowtarzalna? Czy unikałeś kopiowania tekstu z CV? 
• Czy tekst brzmi oryginalnie? Czy zaprezentowane w nim odzwierciedlenie Twojej osobowości i dokonań jest przystępne i sympatyczne?  
• Czy sprawdziłeś wszystkie błędy ortograficzne, interpunkcyjne i stylistyczne oraz sformatowanie?  
• Czy list został sformatowany w taki sam sposób jak CV? (czcionka, układ tekstu, itp.)

Zakończenie

• Czy podałeś dane kontaktowe do siebie? Telefon, adres e−mail? 
• Czy zakończenie listu jest potwierdzeniem Twojej gotowości do spotkania, a nie bezpośrednią prośbą o spotkanie? 
• Czy podpisałeś list motywacyjny?